Nie każda osoba zarządzająca administracją biznesową jest liderem

Dlaczego doświadczenie nie zawsze prowadzi do wpływu?

W administracji bardzo często utożsamiamy rozwój zawodowy ze wzrostem zakresu odpowiedzialności. Im więcej projektów prowadzimy, im większym budżetem zarządzamy i im więcej osób raportuje do nas w strukturze organizacyjnej, tym częściej zakładamy, że automatycznie stajemy się liderami. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej.

Przez lata pracy z osobami odpowiedzialnymi za administrację obserwuję, że wiele z nich osiąga wysoki poziom kompetencji operacyjnych, ale jednocześnie nie uzyskuje realnego wpływu na funkcjonowanie organizacji. Są cenione za skuteczność, zaangażowanie i odpowiedzialność. Potrafią rozwiązywać problemy, organizować procesy i dbać o sprawne działanie firmy. Mimo to nadal pozostają poza gronem osób uczestniczących w strategicznych decyzjach. To właśnie w tym miejscu pojawia się różnica pomiędzy zarządzaniem administracją a przywództwem.

Od eksperta do lidera

Większość karier w administracji rozpoczyna się od budowania wiedzy eksperckiej. Uczymy się procesów, poznajemy organizację, zdobywamy doświadczenie w pracy z dostawcami, dokumentacją, budżetami i projektami. To naturalny etap rozwoju, który pozwala budować wiarygodność zawodową. Problem pojawia się wtedy, gdy próbujemy rozwijać się dalej, wykorzystując wyłącznie te same kompetencje, które doprowadziły nas do obecnego miejsca.

Wielu menedżerów administracji nadal koncentruje się na wykonywaniu zadań zamiast na budowaniu wpływu. Nadal rozwiązują problemy osobiście, zamiast rozwijać zdolność zespołu do samodzielnego działania. Nadal reagują na potrzeby organizacji, zamiast aktywnie kształtować rozwiązania wspierające realizację celów biznesowych. Tymczasem przywództwo zaczyna się w momencie, gdy przestajemy być najważniejszym wykonawcą, a stajemy się osobą tworzącą warunki do osiągania wyników przez innych.

Największa pułapka liderów administracji

Jednym z najczęściej spotykanych zjawisk jest pułapka eksperta. Osoby odnoszące sukcesy zawodowe zazwyczaj zawdzięczają je wysokiej skuteczności operacyjnej. Potrafią działać szybko, podejmować decyzje i doprowadzać sprawy do końca. To właśnie te cechy często prowadzą do awansu. Paradoks polega na tym, że na kolejnych poziomach kariery te same zachowania zaczynają ograniczać rozwój.

Lider, który angażuje się w każde zadanie, nie buduje samodzielności zespołu. Lider, który zna odpowiedź na każde pytanie, nie rozwija potencjału swoich współpracowników. Lider, który jest niezastąpiony, tworzy organizację zależną od swojej obecności. Prawdziwym wyznacznikiem dojrzałego przywództwa nie jest liczba spraw realizowanych osobiście, lecz zdolność budowania systemów, procesów i ludzi, którzy potrafią działać skutecznie również wtedy, gdy lider nie uczestniczy w każdym etapie pracy.

Administracja jako partner biznesowy

Przez wiele lat administracja była postrzegana przede wszystkim jako funkcja wspierająca działalność organizacji. Dziś firmy oczekują od liderów administracji znacznie więcej. Zmieniające się modele pracy, rosnące znaczenie doświadczeń pracowników, digitalizacja procesów oraz rozwój sztucznej inteligencji sprawiają, że administracja staje się jednym z najważniejszych obszarów wpływających na efektywność organizacji. W takich warunkach od liderów potrzebują się nie tylko sprawnego zarządzania operacjami, ale także umiejętności myślenia strategicznego. Coraz większego znaczenia nabiera zdolność prezentowania inicjatyw administracyjnych w języku biznesowych korzyści, budowania relacji z zarządem oraz aktywnego uczestniczenia w procesach zmian organizacyjnych. To właśnie na tym etapie administracja przestaje być kosztem, a staje się źródłem wartości.

Samotność lidera

Jest jeszcze jeden aspekt, o którym mówi się zdecydowanie za mało. Im wyżej awansujemy, tym mniej mamy przestrzeni do rozmów o własnym rozwoju. W codziennym natłoku obowiązków koncentrujemy się na potrzebach zespołu, oczekiwaniach organizacji i realizacji celów biznesowych. Rzadko zatrzymujemy się, aby odpowiedzieć sobie na pytanie, dokąd sami zmierzamy jako liderzy. Kto pomaga nam spojrzeć szerzej? Kto zadaje pytania, których sami sobie nie zadajemy? Kto wspiera nas w przechodzeniu przez kolejne etapy rozwoju zawodowego? To właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabierają mentoring i świadome planowanie ścieżki przywódczej.

Gdzie jesteś dzisiaj?

W swojej pracy często spotykam osoby, które posiadają ogromny potencjał, ale nie potrafią jednoznacznie określić, na jakim etapie rozwoju przywódczego się znajdują. Dlatego stworzyłam Mapę Rozwoju Lidera. Tu nie chodzi o ocenę kompetencji ani porównywanie się z innymi. Jej celem jest zwiększenie świadomości własnego rozwoju, ponieważ droga lidera administracji nie kończy się na stanowisku menedżerskim. Prawdziwe przywództwo zaczyna się wtedy, gdy przestajemy pytać jak wykonać to zadanie, a zaczynamy pytać o wartość, jaką tworzę dla organizacji i ludzi, z którymi pracuję.

Sprawdź, na jakim etapie swojej drogi zawodowej jesteś dzisiaj 👇
Mapa rozwoju lidera

 __

Nazywam się Katarzyna Olejnik, jestem Dyrektorką Administracji, Audytorką wewnętrzną ISO 9001 oraz ISO/IEC 27001 i wiem z czym się mierzą zespoły operacyjne, administracji, back office i HR. Pomagam uporządkować dział administracji, usprawnić procesy, wygenerować oszczędności i wdrożyć rozwiązania, które naprawdę działają. Jeśli szukasz praktycznego wsparcia dla COO, Office Managera lub lidera administracji to porozmawiajmy.

Mail: kontakt@adminity.pl  

lub przez formularz na stronie www:  https://adminity-eabrcl.mailerpage.io/contact